Zes regiedomeinen, elk met een helder resultaat
Het Regie Control Framework kent zes regiedomeinen, in een vaste volgorde. Elk domein gaat over een ander deel van de relatie met uw leverancier — en wat u daarvan werkend terugziet als het domein is ingericht en geïmplementeerd.
Contract & Organisatie
Dit domein gaat over de contractuele en organisatorische basis van de relatie met uw leverancier: de overeenkomst, wederzijdse verplichtingen en de manier waarop de samenwerking is georganiseerd.
Dit domein geeft inzicht in alle contractuele verplichtingen binnen zowel de organisatie die uitbesteedt als de leveranciersorganisatie. Het is helder welke taken door welke rollen worden gedaan, wie welke rol vervult en welke vacatures er zijn. De samenwerking tussen de organisatie en haar leveranciers is vormgegeven als basis voor de regievorming. Na de implementatie van dit regiedomein wordt een tijdig, goed en onderbouwd besluit over de verlenging van de overeenkomst genomen, waarbij met alle betrokken rollen en stakeholders op inhoudelijke gronden is gekeken naar de voorwaarden waaronder de overeenkomst verlengd zou kunnen worden.
Financiën
Dit domein betreft de financiële kant van de dienstverlening: het afrekenmodel, de afspraken over prijzen en indexeringen, staffels, de facturatie en budgetten, en de controle van deze onderwerpen.
Dit domein geeft helder inzicht in het financiële model van de dienstverlening en welke kosten de leverancier in rekening brengt, en mag brengen. Facturen worden gecontroleerd tegen de inhoudelijke afspraken, zodat onjuiste of onverwachte kosten worden gesignaleerd. Er is helderheid over het goedgekeurde budget en de realisatie daarvan, met een duidelijke financiële verantwoording. De organisatie kan zo tijdig bijsturen op kosten en budgetten, en heeft altijd grip op de financiële positie van de samenwerking, en wordt niet overvallen door kosten die niet zijn voorzien of niet passen binnen de gemaakte afspraken.
SLA & Performance
Dit domein gaat over de prestaties van de geleverde dienstverlening: de afgesproken serviceniveaus, de KPI's die dat meten en de beoordeling van de resultaten, in zowel het serviceniveau als de snelheid (van de dienst en de ondersteuning).
Dit domein geeft antwoord op de vraag of de dienstverlening wordt geleverd conform de service-level-afspraken en presteert zoals is afgesproken, en of de ondersteuning die daarbij is conform de afgesproken normen. Prestaties worden gemeten via KPI's en periodiek beoordeeld, zodat helder is of de leverancier de afgesproken niveaus haalt. Afwijkingen worden gesignaleerd en vormen de basis voor een gesprek over hoe de leverancier de dienstverlening levert binnen de gemaakte afspraken. De organisatie weet zo altijd of de dienstverlening naar behoren functioneert en beschikt over de informatie over op welke punten de leverancier de dienstverlening kan/moet verbeteren en hoe de samenwerking hierin kan worden geoptimaliseerd.
Informatiebeveiliging
Dit domein betreft de veiligheid van data en systemen, en het handelen van de leverancier die de dienst aan de organisatie levert.
De implementatie van dit domein geeft uitsluitsel dat de dienstverlening veilig wordt geleverd. Toegangsbeheer, audits en naleving van de AVG worden gecontroleerd en vastgelegd, zodat duidelijk is wie toegang heeft tot welke gegevens en onder welke voorwaarden. Bovendien levert de implementatie op dat beveiligingsrisico's worden gesignaleerd, en de leverancier en organisatie samen handelen voor de veiligheid van de dienst en dienstverlening. De organisatie heeft zo controle over de beveiliging van haar data en systemen.
Risico & Kwaliteit
Dit domein gaat over de identificatie en het mitigeren van risico's rondom de dienst en de leverancier. Daarnaast gaat het over de (verbetering van de) kwaliteit van de geleverde dienst en de dienstverlener, en de eisen die hieraan gesteld worden o.b.v. externe kwaliteitsnormen.
Dit domein geeft antwoord op de vraag of de risico's rondom de leverancier en zijn dienstverlening onder controle zijn en of de dienst wordt geleverd conform de afgesproken kwaliteit en (externe) normen. Risico's worden geïnventariseerd en gevolgd, en gemitigeerd. Kwaliteitsproblemen worden aan de bron aangepakt. De organisatie krijgt zo een totaalbeeld van de kwetsbaarheden rondom de dienst en de samenwerking met de leverancier, gericht op wat kan verbeteren.
Tevredenheid
Dit domein gaat over de beleving van de dienstverlening door de organisatie en de ervaringen in de samenwerking met de leverancier.
Dit domein geeft inzicht hoe de dienst en de dienstverlening van de leverancier door de organisatie worden beleefd. De tevredenheid van gebruikers wordt gemeten en verwachtingen worden helder, zodat duidelijk wordt waar de dienstverlening bevalt en waar verbetering kan worden doorgevoerd. Signalen worden vertaald naar concrete verbeterpunten in de samenwerking.